Aufbewahrungs- und Speicherrichtlinie

Einleitung

Diese Richtlinie legt fest, wie personenbezogene Daten von Teilnehmenden, Interessenten und Bewerbern gespeichert und verarbeitet werden. Sie erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und ist auf alle Phasen der Datenverarbeitung anwendbar.

Allgemeine Grundsätze

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und betrieblichen Pflichten notwendig ist. Die Speicherdauer variiert je nach Verarbeitungszweck und rechtlicher Grundlage.

Anwendungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Formen der Datenspeicherung (digital und analog) und betrifft Daten von:

● Teilnehmenden: Alle Personen, die an Lehrgängen teilnehmen.

● Interessenten: Personen, die Informationen zu Lehrgängen anfragen, ohne sich anzumelden.

● Bewerbern: Personen, die sich um eine Stelle bewerben.

Aufbewahrungsfristen und Löschung

Teilnehmende

● Stammdaten: Unbefristet

● Zweitschriften von Prüfungszeugnissen/-urkunden, Weiterbildungsnachweisen: 45 Jahre

● Alle übrigen Daten und Dokumente: 10 Jahre

Interessenten

Daten werden nur für die Dauer der Bearbeitung der Anfrage gespeichert und anschließend gelöscht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder eine ausdrückliche Einwilligung zur weiteren Nutzung.

Bewerber

Sofern die Bewerbung erfolgreich ist, werden die von deinen eingereichten Daten auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.

Sofern wir dir kein Stellenangebot machen können, dir ein Stellenangebot ablehnen oder deine Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns das Recht vor, die von dir übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bis zu 6 Monate ab der Beendigung des Bewerbungsverfahrens (Ablehnung oder Zurückziehung der Bewerbung) bei uns aufzubewahren. Anschließend werden die Daten gelöscht und die physischen Bewerbungsunterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung dient insbesondere Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z. B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt.

Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn du eine entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erteilt hast oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.

Umgang mit unterschiedlichen Rollen in einem Personendatensatz

Bezüglich des Aufbewahrungs- und Löschkonzepts eines Personendatensatzes greift die Rolle, welche die höchste Speicherdauer besitzt.

KI-Support

Die durch den KI-Support erhobenen personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung der Anfragen und zur Erfüllung der Supportaufgaben erforderlich ist. Die Speicherdauer beträgt in der Regel 6 Monate nach Abschluss der Anfrage, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder es wurde eine längere Speicherung ausdrücklich genehmigt.

Weitere Speicherdauern

Die Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der in der Datenschutzbestimmung genannten Zwecke erforderlich sind.

● Microsoft Ads - in der Regel nicht länger als 26 Monate.

● TikTok Ads - in der Regel nicht länger als 12 Monate.

● LinkedIn Ads - in der Regel nicht länger als 24 Monate.

Rechte der betroffenen Personen

Alle betroffenen Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß den Bestimmungen der DSGVO. Eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung kann jederzeit widerrufen werden.

Nachweispflichten

Über die Löschung und Vernichtung der Daten muss ein Nachweis geführt werden, um die Einhaltung dieser Richtlinie zu dokumentieren.

Änderungen dieser Richtlinie

Diese Richtlinie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert. Nutzer werden über wesentliche Änderungen informiert.